Mikarimin. Revista Científica Multidisciplinaria ISSN 2528-7842
Norma ISO 30-301 para la gestión documental en el área de archivo del Palacio de Justicia de Santo Domingo
© Centro de Investigación y Desarrollo. Universidad Regional Autónoma de Los Andes - Extensión Santo Domingo. Ecuador.
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Propuesta de aplicación de la norma ISO 30-301 para la gestión documental en el área de
archivo del Palacio de Justicia de Santo Domingo
Norma ISO 30-301 para la gestión documental en el área de archivo del Palacio de Justicia de
Santo Domingo
AUTORES: Verónica Andrea Toapanta Pauta
1
Marlene Campos Tufiño
2
José Bernardo Nevárez García
3
DIRECCIÓN PARA CORRESPONDENCIA: veronicatoapanta@tsachila.edu.ec
Fecha de recepción: 2022-06-7
Fecha de aceptación: 2022-04-13
RESUMEN
Los sistemas de gestión documental son aplicados en distintas empresas del mundo, pues se
consideran eficientes y eficaces para su correcto funcionamiento específicamente en el área de
archivos. Uno de los modelos a seguir es la Norma ISO 30-301 que se encarga de dar los
lineamientos técnicos adecuados, por lo que el objetivo principal del trabajo fue proponer la
aplicación de esta norma en el área de archivo del Palacio de Justicia de Santo Domingo de los
Tsáchilas. Con el enfoque cualitativo, utilizando el método Delphi y como instrumento la ficha
de observación y con el enfoque cuantitativo, utilizando los indicadores logísticos (KPI `s) se
evaluó el desempeño a la población objeto de estudio y el resultado en cada procedimiento
estudiado permitió establecer los lineamientos, actividades y los esquemas en función de los
procesos de: despacho de la documentación, recepción y solicitud de información. Concluyendo
que con la propuesta planteada la institución podría resolver los distintos problemas que se
presentan al no contar con un modelo adecuado de gestión documental.
PALABRAS CLAVE: Propuesta; Aplicación; Norma ISO 30-301; Gestión Documental; Archivo
Proposal for the application of iso 30-301 standard for documentary management in the
archive area of the Palace of Justice from Santo Domingo
ABSTRACT
Document management systems are applied in different companies around the world, since they
are considered efficient and effective for their proper functioning specifically in the area of
archives. One of the models to follow is the ISO 30-301 Standard, which is responsible for giving
1
Ingeniera Comercial. Máster en Administración de Empresas con Mención en Gerencia de la Calidad y
Productividad. Docente a tiempo completo en el Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila. Coordinadora de
investigación carrera Confección Textil Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila, Santo Domingo de los Tsa’chilas,
Ecuador. E-mail: veronicatoapanta@tsachila.edu.ec ORCID http://orcid.org/0000-0001-5313-9602
2
Ingeniera de Empresas. Máster en Administración de Empresas. Profesor investigador, carrera de Administración
del Instituto Superior Tecnológico Japón. Santo Domingo de los Tsa’chilas, Ecuador. E-mail:
mcampos@istjapon.edu.ec ORCID http://orcid.org/0000-0002-7831-7126
3
Ingeniero Comercial. Master en Responsabilidad Social Corporativa. Profesor investigador, carrera Planificación y
Gestión del Transporte Terrestre, Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila, Santo Domingo de los Tsa’chilas,
Ecuador. E-mail: josenevarez@tsachila.edu.ec ORCID http://orcid.org/0000-0003-4030-9347
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the appropriate technical guidelines, so the main objective of the work was to propose the
application of this standard in the file area of the courthouse of Santo Domingo de los Tsáchilas.
With the qualitative approach, using the Delphi method and the observation sheet as an
instrument, and with the quantitative approach, using the logistic indicators (KPI`s), the
performance of the population under study was evaluated and the result in each procedure studied
allowed establishing the guidelines, activities and schemes based on the processes of: dispatch of
documentation, reception and request for information. Concluding that with the proposed
proposal the institution could solve the different problems that arise by not having an adequate
model of document management.
KEYWORDS: Proposal, Application; ISO 30-301 Standard; Documentary Management; Archive
Area.
INTRODUCCIÓN
La presente investigación se realizó para elaborar una propuesta de aplicación de la Norma ISO
30-301 para la gestión documental en el área de archivo del Palacio de Justicia de Santo
Domingo de los Tsáchilas que permita minimizar las pérdidas de documentos y las consecuencias
que esto implica. Esta indagación permitió identificar algunas causas, una de ellas fue la
inadecuada manipulación de documentos, pues no contaban con un adecuado modelo del manejo
interno para la recepción y distribución de documentación, ni áreas destinadas para su correcta
ubicación.
Como antecedentes bibliográficos de las Norma ISO 30-301 (2020) se determinó que existen
diversas estrategias para que una organización pueda gestionar su documentación como un
componente estratégico para poder llevar un adecuado orden en el área de archivo. Por otro lado,
Sánchez (2014) menciona que la implementación de las normativas ISO son necesarias para la
gestión documental. Por tanto, dentro de la sistematización del problema se formuló la siguiente
pregunta de investigación: ¿Qué lineamientos se puede utilizar para la mejora del sistema de
gestión documental en la empresa pública el Palacio de Justicia de Santo Domingo?
La investigación se justifica porque de acuerdo a la Norma Técnica de Gestión Documental y
Archivo, cuando se haga referencia a la "Comisión de Gestión Documental y Archivo", en el
artículo 18.- De la Constitución de la República, en su numeral segundo, establece que es derecho
de todas las personas el acceso a la información generada en instituciones públicas o privadas que
manejen fondos públicos o realicen funciones públicas. Además del derecho de acceso universal
a las tecnologías de información y comunicación; por tanto, la propuesta permitirá establecer,
implementar y mejorar los procesos de gestión de la documentación en el área de archivo que
tiene utilidad tanto en la toma de decisiones y la asignación de recursos con la finalidad de
alcanzar aquellos objetivos que fueron planteados por la institución.
Los objetivos específicos planteados fueron: Efectuar un diagnóstico sobre el proceso de gestión
documental, determinar sus factores críticos en el área del archivo del Palacio de Justicia y
establecer los lineamientos técnicos para la propuesta de aplicación de la norma ISO 30-301.
Como marco referencial se revisó literatura o fundamentos teóricos basados en la
conceptualización de la norma ISO, gestión documental y de archivos, características de la
estructura del sistema, la importancia de su implementación, la especificad de la documentación
en las asesorías, los requisitos para los sistemas de gestión de documentos (SGD), objetivos de su
implantación, tipologías de archivos, evaluación de las variables e indicadores.
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DESARROLLO
Mediante el enfoque cualitativo, utilizando el método DELPHI y como instrumento la ficha de
observación se obtuvo la información necesaria con los expertos del tema dentro del área de
archivo de Palacio de Justica, sin emitir algún tipo de criterio estadístico. Con el enfoque
cuantitativo se realizaron encuestas para la recolección de información adecuada que ayudó a la
solución del problema de la investigación. De igual manera, con la utilización de los indicadores
logísticos (KPI `s) se evaluó el desempeño y el resultado en cada proceso estudiado.
También se utilizó la investigación exploratoria para la implementación del sistema de gestión
documental (SGD) con las normas ISO, así dando solución real al fenómeno a investigar. Con la
investigación descriptiva se realizó un análisis minucioso, de las causas y efectos del
desconocimiento de esta normativa en el área de archivo general del Palacio de Justicia de Santo
Domingo y la afectación que esto produce a los usuarios al momento de solicitar su
documentación y del mismo modo determinar si existen retrasos.
La población de estudio fue conformada por los trabajadores del área de archivo del Palacio de
Justicia particularmente en la unidad civil, donde, se eligió a la población total que consta de 20
personas encargadas que se detalla a continuación:
Tabla 1. Población Total del Palacio de Justicia del Área de Archivo
Àrea
Ocupación
Nº
Ventanilla / Atención Al Cliente
4
Secretarios Judiciales
5
Auxiliar De Archivo
6
Recepcionista
2
Archivo De La Unidad
Judicial
Coordinador
3
Total
20
Fuente: Palacio de Justicia-población.
Aplicando el muestreo no probabilístico por conveniencia se aplicó la técnica de la encuesta con
su respectivo instrumento un cuestionario con preguntas de carácter informativo que se le
realizaron a los secretarios judiciales, ventanilla, auxiliar de archivo, recepcionista y coordinador.
El cuestionario se realizó con un esquema de preguntas cerradas, para obtener toda la
información necesaria para la investigación. También se aplicó la técnica de la observación
mediante la elaboración de una ficha de observación que consistió en una lista impresa de datos
específicos a fin de recolectar la información necesaria.
La matriz DELPHI fue fundamental para la obtención de información mediante una
comunicación estructurada con los expertos del tema que es la población total de la investigación
conformada por los secretarios judiciales, ventanilla, auxiliar de archivo, recepcionista y
coordinador, sin emitir algún tipo de criterio estadístico. Esa técnica fue de vital importancia pues
a través de esta se podó obtener datos más relevantes y específicos a la problemática en curso.
Finalmente, se midió la eficiencia de los procesos de gestión documental con la Matriz de
indicadores de KPIL, que permitió evaluar el desempeño de la variable investigada en relación al
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área de archivo del Palacio de Justicia, con la finalidad de obtener los valores de los procesos que
presenta la empresa.
La información que se obtuvo de las técnicas e instrumentos utilizados fue tabulada, representada
e interpretada con ilustraciones de pastel mediante datos porcentuales con la ayuda de
aplicaciones informáticas, mismas que fueron de vital importancia para representar los datos
estadísticos, presentes en la investigación.
Tabla 2. Ficha de observación
Investigación:
Propuesta de aplicación de la
normativa ISO 30-301 en el área de
archivo del Palacio de Justicia, Santo
Domingo, 2020
Lugar:
Palacio de Justicia de Santo
Domingo de los Tsáchilas.
Hora inicio:
09H30 am
Hora final:
10H45 am
N.º Aspectos a observar
Muy bueno
Bueno
malo
Muy malo
Almacenamiento de la documentación.
X
Recepción de la documentación.
X
Codificación de la documentación.
X
Clasificación de la documentación.
X
Se controla adecuadamente la salida de la
documentación.
X
Como se califica la infraestructura en el área
de archivo.
X
Despacho de la documentación.
X
Comentarios Adicionales:
Fuente: Palacio de Justicia-Población.
Con la ficha de observación se pudo determinar que no se controla adecuadamente la salida de la
información lo cual es muy malo para la organización, además existe un mal almacenamiento,
codificación, clasificación y despacho de la documentación. También se califica como mal a la
infraestructura en el área de archivo. Identificando como único aspecto bueno la recepción de la
documentación.
Por otro lado, con la ayuda de las encuestas se determinó que el 80% del talento humano de la
organización del área de archivo considera importante la implementación de un sistema de
gestión documental.
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Figura 1. ¿Implementación de un SGD
Fuente: Investigación de campo-Palacio de Justicia
Así mismo el 90% del talento humano de la organización del área de archivo considera que se
han perdido documentos dentro del área de archivo, lo cual es muy grave para el desempeño
institucional.
Figura 2. Pérdida de documentación
Fuente: Investigación de campo-Palacio de Justicia
Cabe indicar que el 90% de los encuestados mencionan que los documentos que ingresan si
tienen un código, pero es importante recalcar que a pesar de la codificación que estos tienen
existen pérdidas tanto del área civil como penal y el otro 10% dicen lo contrario.
Figura 3. Código de la documentación
Fuente: Investigación de campo-Palacio de Justicia
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De igual manera, El 65% de los encuestados consideran que el almacenamiento de los
documentos en el área de archivo no es el apropiado, pues cuando se solicita una causa esta no
siempre se la encuentra de inmediato, provocando así demoras y pérdida de tiempo, por la
inadecuada recepción que se le da.
Figura 4. Almacenamiento de los documentos
Fuente: Investigación de campo-Palacio de Justicia
Finalmente, el 75% de los trabajadores consideran que la infraestructura del área de archivo no es
la adecuada, y el otro 25% hacen mencionan que esta si es la adecuada, pero es importante
resaltar que el lugar donde se coloca y los espacios establecidos para los documentos no es el
apropiado, pues estos no tienen una codificación y mucho menos un orden, de tal modo esto
provoca la pérdida de documentos.
Figura 5. Infraestructura del área
Fuente: Investigación de campo-Palacio de Justicia
En la figura el Cursograma Analítico del Proceso Despacho de la Documentación se observa
claramente a los responsables del proceso con sus respectivas actividades, lo que permitirá
aumentar la eficacia y la eficiencia del área del archivo, facilitar el cumplimiento legislativo y la
demostración del mismo, optimizar la toma de decisiones, proteger los intereses de las diferentes
partes involucradas y minimizar los riesgos derivados de la pérdida de documentos.
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Figura 6. Cursograma Analítico del Proceso Despacho de la Documentación (diagrama 1)
Fuente: Investigación de campo-Palacio de Justicia
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Figura 7. Cursograma Analítico del Proceso Recepción de la Documentación (diagrama 2)
Fuente: Investigación de campo-Palacio de Justicia
Así mismo en la figura se identifica claramente el Proceso de Recepción de la Documentación
donde se delimita de igual manera claramente a los responsables del proceso con sus respectivas
actividades, lo que permitirá: eliminar la información redundante y duplicada, asegurar la
recuperación de la información en casos fortuitos, protección en casos de litigio, mejorar la
posición para hacer frente a las auditorías, cumpliendo con las exigencias legales y
reglamentarias y las normas internacionales.
Lo anteriormente expuesto también permitirá mejorar la gobernabilidad de los procesos, la
confianza de las personas involucradas o responsables y establecer una base confiable para la
toma de decisiones y la planificación; lo cual a su vez permitirá corregir los controles del área de
archivo, asignar efectivamente y utilizar recursos para el tratamiento del riesgo, perfeccionando
la eficacia y eficiencia operativa organizacional.
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Figura 8. Cursograma Analítico del Proceso Solicitud de la Información del Usuario (diagrama 3)
Fuente: Investigación de campo-Palacio de Justicia
En la figura anterior, también se identifica claramente el Proceso de Solicitud de la Información
del Usuario donde se delimita de igual manera a los responsables del proceso con sus respectivas
actividades haciendo énfasis en lo que la norma determina para su sistema de gestión documental,
ya que con el diagrama propuesto se espera: mejorar la captura y control de documentos y
establecer una base confiable para la toma de decisiones y la planificación.
Finalmente, con los diagramas elaborados de la propuesta de implementación de la norma ISO
30-301 se especifican los requisitos a cumplir por el sistema de gestión para los documentos a fin
de apoyar a la organización en consecución de sus fines, misión, estrategias y metas.
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CONCLUSIONES
En base a los distintos problemas que presenta en el área de archivo en relación a la gestión
documental se vio la necesidad de proponer la aplicación de la Norma ISO 30-301 en virtud de
mejorar la manipulación, entrada y salida de los documentos. Esta problemática se vio reflejada
en la pérdida y falta de control que existe en el área de archivo. En base a esta necesidad la
propuesta se orientó a establecer los lineamientos técnicos mediante los cursogramas analíticos
de procesos que contribuyan al desarrollo y agilidad en los métodos documentales dentro del
área.
Es evidente que por el mal uso o la falta de conocimiento de diferentes modelos o sistemas de
gestión documental en relación al mejoramiento en recepción, almacenamiento y retención de
información en los equipos electrónicos ocurren diversos problemas a la hora de localizar o
realizar un pedido de cierto documento; por tanto, para poder mejorar el área de archivo es
necesario aplicar la propuesta antes mencionada en virtud de optimizar y agilitar las actividades
que se encuentran y establecen dentro del área, y del mismo modo tener un control de la
documentación que ingresa y sale, a fin de evitar posibles pérdidas y mejorar los procedimientos
internos de la misma, por lo que, esta propuesta pretende fortalecer la sistematicidad del proceso
de gestión documental.
Para poder obtener la certificación ISO 30301 en Ecuador es necesario conocer que existen una
serie de medidas que se deberían considerar a la hora de tomar decisiones asociadas a proyectos
sobre archivos y sobre todo de implementación de un SGD. Al haber examinado la evidente
situación del desconocimiento de las normas estandarizadas, por lo que es recomendable que los
proyectos sobre Gestión Documental sean liderados por profesionales especializados en la rama,
quienes deberán solicitar requisitos claros y concisos asociados a las políticas antes mencionadas.
Finalmente, se concluye que esta normativa es aplicable a cualquier organización, pues su
propósito principal es establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión
documental como apoyo de sus actividades; por tanto, el Palacio de Justicia de Santo Domingo,
especialmente el área de archivo debe enfocarse en las cuestiones externas e internas que son
pertinentes a su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su
sistema de gestión documental.
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